Asiakkaiden tietosuojaseloste
Yleistä
Tässä asiakirjassa kuvataan henkilötietojen käsittely Abloy Oy:n myynnissä ja asiakashallinnassa.
Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) edellyttämiä tietoja rekisteröidylle sekä valvontaviranomaiselle.
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Nimi: Abloy Oy
Postiosoite: Wahlforssinkatu 20, 80100 Joensuu
Puhelinvaihde: 020 599 2501
Y-tunnus: 0774324-5
Sähköpostiosoite: tietosuoja@abloy.com
Tämän sähköpostiosoitteen kautta käsitellään vain tietosuojaan liittyviä asioita.
Kaikkiin muihin asioihin, ole hyvä ja tarkista oikeat yhteystiedot osoitteesta https://www.abloy.com/global/fi.
Kenen tietoja käsittely koskee?
Rekisteröityjä ovat Abloy Oy:n asiakkaan edustajat, potentiaalisen asiakkaan edustajat, kuluttaja-asiakkaat ja muut yksityishenkilöt tai Abloyn yhteistyökumppaneiden edustajat.
Asiakas tarkoittaa yritystä, joka ostaa tuotteita joko suoraan Abloylta tai sen jälleenmyyjiltä, sekä tämän yrityksen määrittely- /hankintaprosessiin osallistuvia sidosryhmiä ja yhteistyökumppaneita kuten esimerkiksi arkkitehdit, konsultit ja rakennussuunnittelijat.
Lisätietoja Abloy valtuutettujen lukkoliikkeiden henkilötietojen käsittelystä löydät ABLOY CORE –palvelun tietosuojaselosteesta.
Mikä on henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun ja henkilötietoja käytetään Abloy Oy:n ja asiakkaan välisen sopimussuhteen täyttämiseen liittyvien tehtävien toteuttamiseen ja tilaus-toimitusprosesseihin liittyviin tarkoituksiin sekä myynnin muihin tehtäviin.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että oikeutettuihin etuihin perustuva käsittely on oikeasuhteista rekisteröidyn etuihin nähden ja vastaa hänen kohtuullisia odotuksiaan.
Rekisteröidyn henkilötietoryhmät | Tietoryhmän käsittelyn tarkoitus | Käsittelyperuste |
Edustajan perustiedot | Sopimuskäsittely ja sopimuksen mukainen yhteydenpito sekä yhteistyön kehittäminen Asiakasviestintä Toimitukset Tarjoukset Tilaukset- ja logistiikka Järjestelmäsuunnittelu Reklamaatiot Laskutus Perintätoimet Asiakaspalvelupyynnöt Tietojärjestelmien käyttöoikeuksien hallinta | Rekisterinpitäjän oikeutettu etu täyttää asiakassopimuksien mukaiset oikeudet ja velvoitteensa |
Yksityisasiakkaat | Toimitukset Tilaukset- ja logistiikka Laskutus Reklamaatiot Perintätoimet | Rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimus |
Yhteistyökumppanit | Oviympäristön suunnittelutyökalun käyttöoikeuksien hallinta Toimeksiantojen suunnittelu-, määrittely- ja myyntiprosessin toteuttaminen | Rekisterinpitäjän oikeutettu etu täyttää asiakassopimuksien mukaiset oikeudet ja velvoitteensa |
| Kaikki asiakasryhmät | Asiakaskyselyiden toteuttaminen, suositusten ja mukautettujen palveluiden tarjoaminen Markkinointiarpajaisten ja muiden arvontojen järjestäminen | Asiakaskyselyt, suositusten ja mukautettujen palveluiden tarjoaminen: rekisterinpitäjän oikeutettu etu kehittää liiketoimintaansa; rekisteröidyn suostumus osallistua mahdollisiin jatkokeskusteluihin Arvonnat: rekisteröidyn suostumus arvontaan osallistumiseen; rekisterinpitäjän oikeutettu etu toimittaa arvonnan palkintoTiedot suostumuksen antamisesta: lakisääteinen velvoite |
| Asiakkaan edustajan tiedot OneShop-verkkokauppaan liittyen | Käyttäjien ja käyttöoikeuksien hallinta Tilausten käsittely, toimitus ja arkistointi OneShop-verkkokaupan hallinnointi-, tuki- ja ylläpitotoimet OneShop-verkkokaupan optimointi ja mukauttaminen | Rekisterinpitäjän oikeutettu etu täyttää asiakassopimuksien sekä OneShop-verkkokaupan kautta tehtyjen tilausten mukaiset oikeudet ja velvoitteensa OneShop-verkkokauppaan liittyvät evästeet: suostumus |
| Verkkokauppa-asiakkaan tiedot Yale-henkilöstöverkkokauppaan liittyen | Verkkokauppa-asiakkaiden tekemien tilausten toimitus, käsittely ja arkistointi | Rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimus |
Mitä tietoja käsitellään?
Henkilötietoryhmä | Tietosisältö |
Edustajan perustiedot | Nimi Titteli Tehtävä Sähköpostiosoite Puhelinnumero Organisaation nimi ja asiakasnumero Organisaation sähköposti Osoite Maa |
Yhteistyökumppanin perustiedot | Nimi Titteli Tehtävä Sähköpostiosoite Puhelinnumero Organisaation nimi ja asiakasnumero Organisaation sähköposti Osoite Maa |
Yksityisasiakkaan perustiedot | Nimi Sähköpostiosoite Puhelinnumero Osoite Tuotetiedot Ostokuittikopio
|
| Asiakaskyselyt | Kyselyn populaation määrittämiseksi tarvittavat tiedot, kuten maantieteellinen sijainti, toimiala, työtehtävä. Sähköpostiosoite kyselyn lähettämiseksi tai puhelinnumero puhelinhaastattelun toteuttamiseksi |
| Markkinointiarpajaiset ja muut arvonnat | Sähköpostiosoite Arvonnan voittajan palkinnon toimittamiseksi tarpeelliset yhteystiedot |
| Asiakkaan edustajan tiedot OneShop-verkkokauppaan liittyen | Nimi Sähköposti (työ) Puhelinnumero (työ) Organisaation nimi Laskutus- ja toimitusosoite IP-osoite Evästeet |
| Verkkokauppa-asiakkaan tiedot Yale-henkilöstöverkkokauppaan liittyen | Nimi Yrityksen nimi Laskutus- ja toimitusosoite Puhelinnumero Sähköpostiosoite |
Miten henkilötiedot kerätään?
Rekisteröidystä tallennetaan rekisteröidyn itsensä tai rekisteröidyn työnantajan edustajan antamat tiedot sekä tietoja julkisesti saatavilla olevista lähteistä esim. yrityksen www sivut, yritysrekisterit, luottotietopalvelut tai rakentamiseen liittyvät julkiset tietolähteet.
Yale-tuotteiden kuluttajareklamaatioprosessissa Yale-kuluttajatuen palveluntarjoaja toimittaa Abloylle vikakuvauksen ja tikettinumeron.
Minkälaisille vastaanottajille tietoja luovutetaan?
Vastaanottaja | Luovutuksen tarkoitus |
Auditoinnin palveluntarjoaja | Toiminnan ja laatuvaatimusten tarkistamiseksi |
Viranomainen | Toiminnan ja laatuvaatimusten tarkistamiseksi |
Tilintarkastus | Toiminnan ja laatuvaatimusten tarkistamiseksi |
Perinnän palveluntarjoaja | Perinnän hoitaminen |
Palveluntarjoajat | Tietojärjestelmien ylläpito ja tukitehtävät |
| Palveluntarjoaja | Valtuuskorttitiedot luovutetaan kortinvalmistajalle valmistusta varten. |
| Huolitsijaliike | Tuotteiden toimitus |
| ASSA ABLOY –konserniin kuuluvat yhtiöt | IT toiminnot ja palvelut yllä mainittuihin tarkoituksiin liittyen |
| Palveluntarjoajat | Henkilötietojen käsittelijöinä toimiville yrityksille yllä mainittuihin tarkoituksiin liittyen |
Käsitelläänkö henkilötietoja EU:n ulkopuolella?
Ohjelmistotukeen liittyvissä asioissa tukipyyntöjen sisältämät henkilötiedot ovat käytettävissä ASSA ABLOY EMEA:n ohjelmistotuella Intiassa. Abloy käyttää tietojen siirrossa EU:n tai ETA alueen ulkopuolelle EU kommission hyväksymiä vakiosopimusehtoja asianmukaisten suojatoimien toteuttamisessa.
Mitkä ovat henkilötietojen säilytysajat?
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
Henkilötietoryhmät | Säilytysaika |
Edustajan perustiedot | Abloy Oy säilyttää henkilötietoja aktiivisen yhteistyön ajan ja sen jälkeen kuusi vuotta. |
Laskutuksen henkilötiedot | Laskutustiedot säilytetään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. |
| Valtuuskortin henkilötiedot | Viimeisen valtuuskortin voimassaolon päättymisestä kolme kalenterivuotta |
| Kuluttaja- ja yksityishenkilöiden henkilötiedot | Yale-tuotteiden reklamaatioprosessin tietoja säilytetään kuusi vuotta reklamaatioprosessin päättymisestä. Tiedot yksityisasiakkaiden tekemistä tuotetilauksista säilytetään kuusi vuotta tilausprosessin päättymisestä. |
| Asiakaskyselyiden tiedot | Koontia sähköpostiosoitteista tai puhelinnumeroista säilytetään niin kauan kuin on tarpeen kyselyn toteuttamiseksi. Jos rekisteröity on antanut suostumuksensa jatkokeskustelun järjestämiseen Abloyn kanssa, rekisteröidyn antama sähköpostiosoite säilytetään niin kauan kuin on tarpeen jatkokeskustelun järjestämiseksi, kuitenkin korkeintaan 2 vuotta kyselyn päättymisestä. ellei rekisteröity peruuta suostumustaan ennen tätä. Jos asiakaskyselyn vastaukset voidaan yhdistää yksittäiseen henkilöön, vastaukset säilytetään 2 vuoden ajan kyselyn päättymisestä. Koontitiedot, joita ei voida yhdistää yksittäiseen henkilöön, voidaan säilyttää kauemmin. Huomaathan, että Abloyn asiakastietokannasta kerätyt sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot säilyvät tämänkin jälkeen Abloyn asiakastietokannassa yllä olevan mukaisesti. |
| Markkinointiarpajaiset ja muut arvonnat | Rekisteröidyn antamaa sähköpostiosoitetta ja voittajan muita yhteystietoja säilytetään kunnes arvontapalkinto on toimitettu. |
| Tiedot suostumuksen antamisesta | Tieto suostumuksen antamisesta säilytetään 3 vuoden ajan suostumuksen kohteena olevan käsittelyn päättymisestä, ellei tietoja tarvita tämän jälkeen esimerkiksi oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. |
| Asiakkaan edustajan tiedot OneShop-verkkokauppaan liittyen | Verkkokauppaan liittyviä asiakkaan edustajan tietoja säilytetään verkkokaupan aktiivisen käytön ajan ja sen jälkeen 2 vuotta. Verkkokaupan optimointiin sekä hallinnointi-, tuki- ja ylläpitotoimiin liittyvät lokitiedot: 12kk lokitapahtumasta. |
| Verkkokauppa-asiakkaan tiedot Yale-henkilöstöverkkokauppaan liittyen | Kuusi vuotta tilausprosessin päättymisestä. |
Edellä mainituista säilytysajoista voidaan poiketa, mikäli se on tarpeen väärinkäytöksen selvittämiseksi tai rekisterinpitäjän oikeudellisen vaatimuksen toteuttamiseksi.
Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on?
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.
Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.
Tietojen oikaiseminen ja poistaminen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan.
Rekisteröity voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.
Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.
Rekisteröidyn antama suostumus on aina vapaaehtoinen ja rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.
Miten rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan?
Kaikissa henkilötietojesi käsittelyasioissa voit olla yhteydessä rekisterinpitäjään.
Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainittuun rekisterinpitäjän yhteysosoitteeseen.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilötietojen käsittely ei ole lainmukaista.
Miten henkilötiedot on suojattu?
Abloy Oy käsittelee henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Abloy Oy on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti.
Rekisteriaineistot ovat suojattuina lukituissa tiloissa, joihin pääsy on vain valtuutetuilla henkilöillä. Järjestelmiin tallennettuihin henkilötietoihin on käyttöoikeus ennalta määritetyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Tietotekniset ympäristöt ovat suojattu asianmukaisin palomuurein ja teknisin suojauksin.Abloy Oy:n työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
Muutokset tietosuojaselosteeseen
Muutamme ja päivitämme tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Informoimme muutoksista Yale.fi -internetsivuilla osoitteessa https://www.yalehome.com/fi/fi/privacy-center/tietosuojaselosteet
Vastaamme tietosuojaan liittyviin kysymyksiin osoitteessa: tietosuoja@abloy.com.
Tietosuojaselosteen päivityspäivämäärä: 3.10.2022
Tietosuojaselosteen päivityspäivämäärä: 25.8.2022
Tietosuojaselosteen päivityspäivämäärä: 15.10.2020
Tietosuojaselosteen päivityspäivämäärä: 18.8.2020
Tietosuojaselosteen laatimispäivämäärä: 21.5.2018